8 benefícios das ferramentas colaborativas para as organizações

A interação e a comunicação entre os grupos têm papel determinante para o sucesso de qualquer projeto. Especialmente no ambiente corporativo, as empresas têm buscado maneiras de favorecer a interação entre os colaboradores, fornecedores e seu público-alvo para obter os resultados almejados. Afinal, o trabalho em equipe é um aspecto fundamental no mundo corporativo moderno. E o que fazer quando os membros dessa equipe não estão geograficamente reunidos no mesmo ambiente?

Para propiciar essa interação a distância, entram em campo as ferramentas colaborativas, que são modernos  recursos facilitadores na condução de projetos. Pode até ser que você ainda não tenha ouvido essa expressão, mas vai reconhecer tais ferramentas e saber mais sobre elas ao terminar de ler o nosso post.

Então, quer saber o que são ferramentas colaborativas e descobrir que benefícios trazem para as organizações? Pois estamos aqui para contar:

O que são ferramentas colaborativas

Se você já participou de um projeto em conjunto com outras pessoas para alcançar um objetivo comum, então você já conhece ao menos algumas ferramentas colaborativas. Em uma definição ampla, podemos dizer que são quaisquer ferramentas utilizadas  para facilitar o trabalho conjunto.

Uma ferramenta colaborativa pode ser até um simples quadro usado em uma conferência em torno do qual os participantes se reúnem para fazer brainstorm. Quem já assistiu à série House na TV certamente se lembra de que o médico se reúne com seus assistentes em torno de um quadro onde anotam os sintomas, que vão ajudar a chegar ao diagnóstico.

Outro exemplo simples de ferramentas colaborativas são os aplicativos para teleconferência, que possibilitam a reunião virtual dos participantes para a discussão de um problema. Seguindo esse raciocínio, até os grupos de e-mail ou de WhatsApp podem entrar na definição de ferramenta colaborativa.

Você já trabalhou em um documento compartilhado pelo Google Docs, em que todos os participantes do grupo podem editar e comentar o mesmo documento? Pois então: o Google Docs e aplicativos similares também são ferramentas colaborativas.

Hoje em dia, essas ferramentas estão mais sofisticadas e há uma gama enorme de recursos tecnológicos à disposição das organizações para facilitar a condução de projetos em equipe, tais como softwares, aplicativos e plataformas colaborativas.

Como funcionam as ferramentas colaborativas

As ferramentas colaborativas podem ser usadas para traçar as rotas para o trabalho, estabelecer cronogramas, distribuir tarefas e possibilitar o compartilhamento de arquivos e informações. Esses e outros recursos facilitam o envolvimento do grupo e auxiliam na coordenação das atividades para se obter o resultado almejado.

Em um exemplo simples, imagine que um empresário precise elaborar um contrato de compra e venda para ser assinado pelo cliente. O setor de vendas fornece a documentação referente à quantidade, tipo e especificações do produto, enquanto o setor de contabilidade especifica as condições da compra e o departamento jurídico redige o contrato de acordo com as exigências legais para prevenir eventuais problemas na transação. Todo o processo acontece dentro de uma plataforma na qual todos interagem e trabalham juntos, não importando a localização física de cada parte envolvida.

Os benefícios das ferramentas colaborativas para as organizações

Redução de custos

As ferramentas colaborativas possibilitam redução de custos tais como os decorrentes de equipamentos de comunicação, licenças de diversos softwares e segurança de dados. A empresa também reduz custos com deslocamentos de colaboradores e elimina a necessidade de reuniões presenciais. Além disso, há de se considerar a economia de tempo, esse bem tão precioso e escasso na vida moderna.

Flexibilidade e mobilidade

As ferramentas podem ser usadas em dispositivos diversos, como notebooks, tablets ou smartphones, favorecendo o acesso à informações onde quer que o colaborador esteja. O acesso a arquivos ou a edição de documentos disponibilizados pode acontecer até mesmo durante uma entrevista com o cliente, por exemplo.

Isso significa flexibilidade até depois do horário convencional dentro da empresa, além de favorecer o trabalho em casa em regime de home office e facilitar a interação da matriz com as filiais localizadas em países com diferentes fusos horários.

Incentivo ao trabalho em equipe

As ferramentas colaborativas estimulam o trabalho em equipe, facilitando a comunicação entre o grupo e incentivando o surgimento de ideias novas. Oferecem interface amigável e são de fácil manejo, o que estimula a utilização mesmo por aqueles com poucas habilidades tecnológicas.

Além disso, favorecem o engajamento dos novos colaboradores, que terão oportunidade de tomar conhecimento dos processos e informações relativos aos projetos já em andamento.  

Gestão de conhecimento

Os recursos disponibilizados pelas ferramentas tecnológicas facilitam o compartilhamento de arquivos e informações. O conhecimento não se restringe a um grupo determinado, pois todos os participantes podem ter livre acesso às informações disponibilizadas. E tudo em tempo real!

Incentivo às novas ideias

As boas ideias nem sempre acontecem no ambiente de trabalho: muitas vezes surgem nas horas de folga ou nos momentos mais inesperados. O acesso às ferramentas colaborativas permite que os membros do grupo registrem suas ideias, submetendo-as à apreciação do grupo, independentemente de horário ou de sua localização geográfica.

Monitoramento de resultados e desempenho em tempo real

O acompanhamento dos resultados é amplamente facilitado pelas ferramentas colaborativas. Todos os membros da equipe, além do coordenador, podem monitorar a evolução do projeto e o desempenho dos colegas no dia a dia. É possível visualizar quem fez as recentes modificações em um determinado documento, fazer comentários e sugestões e interagir com a equipe, sem a necessidade de e-mails, telefonemas ou reuniões presenciais, proporcionando economia de tempo para todos.

Organização de arquivos

As ferramentas possibilitam o armazenamento de documentos em um só lugar, facilitando o acesso a todos os participantes do projeto, não importa onde estiverem. Com acesso fácil aos arquivos, pode-se eliminar a impressão em papel, o uso de outros dispositivos para salvar documentos ou o fluxo de e-mails e telefonemas entre os membros da equipe. Todos saberão onde encontrar a versão atualizada daquele documento de interesse.

Aumento da produtividade

Com todos os benefícios proporcionados pelas ferramentas colaborativas, o resultado será um aumento de produtividade. Se o trabalho é facilitado, a equipe trabalha melhor e os índices de produtividade também melhoram consideravelmente.

Com tantos benefícios decorrentes do uso das ferramentas colaborativas, não é de se admirar que mais e mais organizações tenham passado a adotá-las com sucesso. Sua empresa não pode ficar de fora, não é?

Gostou de saber mais sobre as ferramentas colaborativas? Quer acrescentar sugestões ao nosso post? Deixe seus comentários, seu feedback é muito importante para nós!

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